Những lỗi tiếng Anh thường gặp trong email công sở


Rất rất nhiều người đang làm doanh nghiệp nhưng gặp những vấn đề “dở khóc dở cười” trong việc viết email bằng tiếng Anh.

Phá hỏng email tiếng Anh của bạn - Làm thế nào, tránh ra sao?
Phá hỏng email tiếng Anh của bạn – Làm thế nào, tránh ra sao?

Email là một phương tiện làm việc hầu như mang tính bắt buộc trong thời đại công nghệ này. Thêm vào đó, việc cả thế giới kết nối thương mại với nhau đang diễn ra, dẫn đến email hầu như là cơ hội duy nhất để các doanh nghiệp tìm kiếm đối tác từ quốc tế.

Trong tình hình đó, qua quá trình đào tạo và tư vấn, tôi gặp được rất rất nhiều người đang làm doanh nghiệp nhưng gặp những vấn đề về viết email bằng tiếng Anh . Nếu bạn cũng có chung mối lo này, hãy cùng điểm qua bài viết nhé 😉

Câu chữ quá dài và quá phức tạp

Phá hỏng email tiếng Anh của bạn - Làm thế nào, tránh ra sao?
Phá hỏng email tiếng Anh của bạn – Làm thế nào, tránh ra sao?

Một sai lầm phổ biến là việc viết các câu rất dài, phức tạp và dẫn đến khó hiểu, với dấu chấm câu rất ít hoặc không có. Những câu dài và phức tạp sẽ chứa rất rất nhiều ý tưởng. Người đọc có thể không hiểu được từng ý tưởng riêng lẻ nếu chúng được viết cùng nhau.

Dấu câu bao gồm dấu chấm ( . ), dấu phẩy ( , ), dấu chấm hỏi ( ? ), dấu chấm than ( ! ) và các dấu câu khác giúp chia từng ý câu, cụm từ và câu. Bạn nên luôn luôn tách biệt các ý quan trọng thành các câu riêng biệt, bằng cách sử dụng các dấu câu hợp lí.

Dưới đây là một ví dụ về một câu quá dài và phức tạp, không có nhiều dấu câu:

  • We wish to inform you that the weather is bad so our shipment will be late and now we are trying to get in touch with the shipping company to see what they can do to make sure the delivery comes on time therefore we hope it will not cause any problems for you.

Thay vì tạo ra một email muốn “đứt hơi” người đọc như vậy, bạn có thể viết lại một cách đơn giản và dễ hiểu hơn như sau:

  • We are writing to inform you that our shipment has been delayed due to bad weather. We are now working with the shipping company to speed up delivery. We apologize for any inconvenience.

Kết hợp nhiều ý vào một đoạn

Một lỗi phổ biến khác là việc thêm quá nhiều ý hoặc chủ đề vào một đoạn văn.

Đoạn bên dưới nói về 3 chủ đề khác nhau:

  • You are invited to our project meeting at 3 pm to discuss our weekly progress. The samples will not arrive in time for our sales launch next month. John is still waiting for your customer survey forms to write his report.

Thay vào đó, bạn nên bắt đầu một đoạn văn mới cho mỗi một ý hoặc chủ đề. Ví dụ như:

  • You are invited to our project meeting at 3 pm to discuss our weekly progress.(Đoạn này sẽ có thêm thông tin về cuộc họp).
  • The samples will not arrive in time for our sales launch next month. (Đoạn này sẽ chứa nhiều thông tin hơn về việc sản phẩm mẫu).
  • John is still waiting for your customer survey forms to write his report. (Đoạn này sẽ có nhiều thông tin về báo cáo hơn).

Nếu các chủ đề rất khác nhau, có thể bạn sẽ muốn viết ba email riêng. Như vậy, mỗiemail sẽ có thể tập trung chi tiết hơn vào đúng chủ đề bạn cần.

Sử dụng các câu không hoàn chỉnh

Các câu không hoàn chỉnh sẽ không tạo ra bất cứ ý nghĩa gì, và có thể khiến người đọc bối rối. Người nhận mail sẽ tự hỏi bạn thực sự đang muốn nói gì. Ví dụ dưới đây là một câu không hoàn chỉnh:

  • Since we are planning to hire new staff for our Customer Service Department.

Bạn có thể dễ dàng khắc phục vấn đề này bằng cách kiểm tra kĩ trước khi gửi mail, để chắc chắn rằng bạn không viết thiếu ý hay vế câu nào trong email.

Ví dụ với câu trên, bạn nên viết đầy đủ vế câu như sau:

  • Since we are planning to hire new staff for our Customer Service Department,we will be able to handle more customers.

Thay đổi thì (thời) giữa các vế câu

Phá hỏng email tiếng Anh của bạn - Làm thế nào, tránh ra sao?
Phá hỏng email tiếng Anh của bạn – Làm thế nào, tránh ra sao?

Các thì rất quan trọng trong tiếng Anh, vì chúng thể hiện thời điểm diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, các ngôn ngữ khác có thể ít sử dụng thì hơn hoặc thậm chí là không sử dụng. Ví dụ như tiếng Việt, chỉ cần thêm trạng ngữ chỉ thời gian hoặc từ “đã” là hầu như đầy đủ. Tuy vậy, tiếng Anh thì lại khác, và điều này khiến nhiều người học tiếng Anh cảm thấy các dạng thì rất khó để hiểu được.

Ví dụ câu bên dưới, bắt đầu với thì hiện tại nhưng sau đó được chuyển thành thì quá khứ:

  • The manager is (present) not in today because he was (past) feeling unwell.

Theo nguyên tắc chung, bạn đơn giản nên sử dụng cùng một thì trong câu để dễ hiểu hơn. Câu đúng sẽ nên được viết như bên dưới:

  • The manager is (present) not in today because he is (present) feeling unwell.

Dịch trực tiếp “từ tiếng Ta qua tiếng Tây”

Đây là một lỗi rất rất rất phổ biến với những người học tiếng Anh khi dịch trực tiếp tiếng mẹ đẻ qua tiếng Anh khi nói hoặc viết với người nước ngoài.

Họ nghĩ bằng ngôn ngữ của mình và sau đó dịch thẳng suy nghĩ của mình sangtiếng Anh từng từ một. Kết quả là, văn bản họ viết ra sẽ được viết phần lớn theo cấu trúc tiếng mẹ đẻ của họ, thay vì đúng ngữ pháp tiếng Anh. Ví dụ vui nổi tiếng ở Việt Nam là cụm từ “no star where” để nói “không sao đâu” bằng tiếng Anh ^^

Hãy nhớ kĩ là mọi ngôn ngữ đều có các quy tắc ngữ pháp và cấu trúc riêng. Không có hai ngôn ngữ nào giống nhau đâu nhé. Nếu bạn áp dụng ngữ pháp ngôn ngữ của bạn sang tiếng Anh, câu cú sẽ nghe rất lạ và người đọc có thể hiểu sai thông điệp của bạn.

Nhìn qua một ví dụ đơn giản, bạn có thể nói câu này khi tan sở:

  • I’m going home now.

Dịch từng từ sang tiếng Việt có thể khá đúng:

  • Tôi về nhà bây giờ.

Nhưng nếu dịch từng từ sang tiếng Hàn thì nó sẽ như thế này:

  • I now home go. (Tôi bây giờ nhà đi).

Hoặc dịch từng từ sang tiếng Nhật sẽ là:

  • Now house return. (Bây giờ nhà quay lại).

Bạn có thấy được các câu sẽ khác nhau như thế nào nếu dịch từng từ một sang các ngôn ngữ khác không? Để tránh trường hợp như vậy, bạn nên tập suy nghĩ bằng tiếng Anh trước khi viết ra thành tiếng Anh.

Phá hỏng email tiếng Anh của bạn - Làm thế nào, tránh ra sao?
Phá hỏng email tiếng Anh của bạn – Làm thế nào, tránh ra sao?

Nhớ là phải tránh hết tất cả các lỗi vừa được liệt kê nhé. Nếu không, ngoài việc email của bạn không được chuyên nghiệp, nó còn khiến cho người khác không hiểu bạn đang muốn nói gì luôn đấy. Chúc may mắn!

Nguồn:community.antoree.com ]]>

Like it? Share with your friends!

Choose A Format
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals
Video
Youtube, Vimeo or Vine Embeds